De wettelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie is 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- correspondentie, notities, agenda’s
- aantekeningen
De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een boekencontrole toegankelijk zijn, kunnen worden geopend / gelezen / gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Softwareleveranciers beschikken meestal over mogelijkheden om oude software om te zetten naar de nieuwe. Hier zijn vaak wel kosten aan verbonden, maar u voldoet dan wel aan de eisen.
Laat u (een deel van) uw bedrijfsadministratie door mij verzorgen, dan kunt u er uiteraard van uit gaan dat wij voldoen aan de eisen van de belastingdienst.