De bedrijfsadministratie is een belangrijk onderdeel van ondernemen. Niet het leukste onderwerp, maar ik ga je graag helpen het makkelijker te maken. Het meest belangrijke onderdeel van je bedrijfsadministratie is je boekhouding. Een goede boekhouding is het financiele hart van je onderneming en biedt inzicht in de omzet, kosten en winst. De boekhouding is een geordende weergave van de inkomsten en uitgaven. Bovendien vormt de boekhouding de basis voor de btw- en IB-aangiften bij de Belastingdienst en maakt deze het de inspecteur mogelijk om het financiële wel en wee van je onderneming te controleren. Onderstaand een aantal tips op een rij. Bij het inrichten van een bedrijfsadministratie maak je allereerst de keuze: Zelf doen of uitbesteden?
Welke keuze je maakt is voor de basis van de administratie niet van belang…
Discipline, orde en vindbaarheid.
Opgeruimd in twee minuten….
Chaos en drukte zijn de grootste vijanden van een goede administratie. Het is belangrijk om de rust te bewaren, bijvoorbeeld door de administratie op gezette tijden bij te werken. Berg je documenten direct op in een ordner “boekhouding”. Dit kost u hooguit 2 minuten.
Lukt u dat niet. Dat is jammer. Latere verwerking kost meestal meer tijd. U moet het opnieuw oppakken en opnieuw lezen en sorteren. Maak enveloppen open en leg administratieve stukken in een A4 brievenbakje als u ze niet direct kunt verwerken.
Terugvinden in één minuut…
Het vraagt enige discipline maar u hebt de administratie op orde en kunt stukken eenvoudig terugvinden en vormt een goede basis van uw administratie.
Bewaar je administratie op een centrale plaats.
Een goede administratie houd je op één centrale plaats bij. Dat kan zijn in de cloud, op je pc, een boekhoudprogramma of op papier. Welke vorm je daarvoor kiest maakt voor het overzicht en de Belastingdienst niet per sé uit, als het een methode is die voor jou goed werkt. Maar kies zoveel mogelijk voor één methode om overzicht te houden.
Archiveer je documenten geordend in mappen, op papier of digitaal in de cloud.
Scan papieren documenten en bonnetjes (bonnetjes kunnen vervagen) en bewaar ze digitaal, lokaal of in de cloud. PDF facturen per email sla je direct op in de map of print ze uit voor de papieren administratie.
Kalenderjaren afzonderlijk bewaren.
Hoe je jouw administratie ook bewaart, digitaal of op papier, maak voor elk kalenderjaar een eigen map en splits deze map per kwartaal, waarin je de inkomsten en uitgaven bewaart.
Houd een kasboek bij.
Werk je met contant geld. Houd dan een kasboek bij voor inkomsten en uitgaven. Een goede administratie bevat een duidelijk kasboek, om op die manier inzichtelijk te maken welke inkomsten er zijn ontvangen en welke uitgaven er aan de andere kant zijn gedaan. Dat voorkomt onduidelijke geldstromen.
Signaleer openstaande facturen.
Een gezond debiteuren beheer is in een goede administratie zeer belangrijk. Zorg voor duidelijke signalering van openstaande facturen, zodat je na kunt gaan of jouw klanten hun facturen netjes voldoen.
Boekhoudpakket.
De keuze om in een boekhoudpakket te werken is mede afhankelijk an de hoeveelheid mutaties. Boekhoudpakketten zijn er legio, lokaal op de PC zoals boekhouden in excel en e-administratie of online e-boekhouden en een combinatie van beide Snelstart. Laat je hier over adviseren. Want wat werkt voor jouw het beste.
Zelfdoen, Uitbesteden of Samen doen?
De keuze om de boekhouding uit te besteden is makkelijk gemaakt. Maar raliseer je dat je zelf vaak veel kunt doen. En dat bespaart kosten. En door zelf je administratie te doen en deze per kwartaal, door een goede boekhouder te laten controleren heb je ook up-to-date bedrijfsinformatie.